Cómo hacer reuniones más efectivas aplicando la Metodología CORAOPS

¿Cuántas veces has asistido a reuniones interminables en las que se divaga sin avanzar en el objeto de la reunión? ¿Y aquellas en las que una vez finalizadas solo puedes decir: no entiendo para que he asistido?

En un sentido amplio, reunirse es sano, muy sano, y más en el mundo de las organizaciones. Las reuniones fomentan la comunicación, permiten sumar las aportaciones de sus asistentes, coordinar recursos, etc.

Pero todo ello siempre y cuando se realicen de una manera lógica, ordenada y sobre todo humana. Humana porque los que asistimos somos personas y como tales, cada uno de nosotros es totalmente diferente al resto, con diferentes intereses que defender, formas de entender la información, de comunicar, de razonar, de sentir…

El gran problema en muchas reuniones de trabajo es que olvidamos este aspecto, que la persona que hay enfrente no es igual que la otra y no tiene porqué ver el mundo de la misma manera…y tras varias horas reunidos, no hemos avanzado, incluso nos hemos alejado más del objetivo, si se da el caso de que todos los asistentes lo tuvieran claro.

¿Qué podemos hacer para optimizar este tipo de reuniones?

Te propongo experimentar con el método CORAOPS, que es mucho más que una metodología para desarrollar una sesión de coaching.

Repasemos brevemente cómo podemos traducir su contenido al tema que nos ocupa:

1. Contexto: ¿Estamos todos dispuestos a participar activamente en la reunión? Junto con todos los elementos que debemos controlar para crear el clima adecuado, hay algo que debemos tener en cuenta en primer lugar: el rapport. Si conseguimos generar un buen nivel de rapport, tendremos el colchón necesario para que la reunión se desarrolle en un entorno sincero y transparente, en donde los asistentes sientan la libertad de construir, de negociar de manera transparente. Durante esta fase debemos poder identificar cómo cada asistente se relaciona con la situación a tratar (personas numéricas, estéticas, teóricas, etc.) Esto nos facilitará el cómo hacerle llegar la información de una manera efectiva. Igualmente, es el momento de dejar claro el rol de cada uno de los asistentes.
2. Objetivo: ¿Entendemos todos los asistentes el objetivo de la reunión y lo compartimos? Quien lidere la reunión debe asegurarse que todos y cada uno entienden lo mismo y que están dispuestos a participar en la consecución del objetivo de la reunión, consensuar el objetivo para asegurar la implicación de todos. Es además el momento de empoderar a los asistentes, generar la energía para que todos den lo mejor de sí mismos para caminar hacia el objetivo de la reunión.
3. Realidad: ¿Cómo es el campo de futbol en donde jugamos el partido? Este es el momento de compartir la información, de convertirnos todos los asistentes en observadores activos de la realidad sobre la que se debe trabajar el objetivo. Poner sobre la mesa situaciones, intereses, fricciones y limitaciones. En este momento es muy importante identificar limitaciones y obstáculos que perjudiquen el desarrollo de la reunión. Igualmente, debemos objetivar al máximo la información sobre la que trabajamos ya que será el colchón sobre el que construir el camino al objetivo.
4. Aprendizaje: ¿Seguro que estás seguro? Es el momento del debate, de analizar la situación y buscar el reto que supone caminar hacia el objetivo. Puede ser muy útil emplear los cambios de observador, sobre todo cuando se trata de un equipo multidisciplinar, facilitando la comprensión de otras partes del proceso. En la medida en que cada participante se involucre en esta fase, su aportación puede verse amplificada, dando lugar a escenarios nuevos y más interesantes que los que pudiera contemplar antes de llegar a la reunión. Trabajando esta fase podremos alinear opiniones y generar consenso.
5. Opciones: ¿Qué vamos a hacer que antes no hicimos? Es el momento cumbre, la explosión creativa, el momento en el que todos los participantes aportan, construyen, hay que retar. Si hemos trabajado adecuadamente las fases anteriores, en este momento deben de fluir las ideas, lo que podemos hacer que no hemos hecho antes. En este momento se debe trabajar muy intensamente el consenso. Se han abierto nuevas puertas y todos los miembros deben tener claro cuál de ellas quieren tocar. Cuanto más alineados estén los miembros, mayor compromiso habrá en las fases sucesivas.
6. Plan de acción: ¿Arrancamos? Como en una sesión de coaching, de la reunión debe salir un plan de acción concreto y calendarizado, en el que claramente se reflejen las responsabilidades y rol de cada uno. Cada persona se compromete con el cumplimiento de dicho plan dentro de la responsabilidad acordada.
7. Seguimiento: Lo que no se mide ¿existe? 

Como ves, las técnicas de coaching son algo más que una metodología circunscrita exclusivamente al ejercicio de la profesión, si no que es un potente motor que además nos ayuda a caminar hacia el objetivo, por lejano que parezca. En la medida en que seamos capaces de explotarlas, generaremos acción, despertaremos.

Como dijo Paul Valery: “La mejor forma de hacer tus sueños realidad es despertar.”

Artículo de Álvaro Jiménez Yera, Coach certificado CORAOPS

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